:<\/strong><\/li>\n<\/ul>\nDe conformidad con lo establecido en el art\u00edculo 15 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular, su causahabiente o su representante consideren que la informaci\u00f3n tratada por las Compa\u00f1\u00edas deba ser objeto de correcci\u00f3n, actualizaci\u00f3n o supresi\u00f3n, o adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley aplicable, podr\u00e1n presentar un reclamo ante las Compa\u00f1\u00edas, el cual ser\u00e1 tramitado bajo las siguientes reglas:<\/p>\n
1. El reclamo debe ser presentado a trav\u00e9s de los canales de atenci\u00f3n habilitados por las Compa\u00f1\u00edas e indicados en el presente documento.<\/p>\n
2. El reclamo debe contener, como m\u00ednimo, la siguiente informaci\u00f3n:<\/p>\n
a. La identidad del Titular, as\u00ed como los documentos que acrediten la identidad del solicitante y la calidad en la que act\u00faa, esto \u00faltimo en caso de que no sea el mismo Titular.<\/p>\n
b. La direcci\u00f3n o medio de comunicaci\u00f3n escrito mediante el cual el solicitante espera recibir respuesta.<\/p>\n
c. La descripci\u00f3n clara y precisa de los hechos que dan lugar al reclamo, as\u00ed como de los datos personales respecto de los cuales se busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.<\/p>\n
3. El t\u00e9rmino m\u00e1ximo que tendr\u00e1n las Compa\u00f1\u00edas para atender un reclamo ser\u00e1 de quince (15) d\u00edas h\u00e1biles contados a partir del d\u00eda siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho t\u00e9rmino, se informara\u0301 al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atender\u00e1 su reclamo, la cual en ning\u00fan caso podr\u00e1 superar los ocho (8) d\u00edas h\u00e1biles siguientes al vencimiento del primer t\u00e9rmino.<\/p>\n
4. Si el reclamo resulta incompleto, se requerir\u00e1 al interesado dentro de los cinco (5) d\u00edas h\u00e1biles siguientes a la recepci\u00f3n del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaci\u00f3n requerida, se entender\u00e1 que ha desistido del reclamo.<\/p>\n
5. En caso de que quien reciba el reclamo al interior de la Compa\u00f1\u00eda no sea competente para resolverlo, dar\u00e1 traslado a quien corresponda en un t\u00e9rmino m\u00e1ximo de dos (2) d\u00edas h\u00e1biles e informar\u00e1 de la situaci\u00f3n al interesado.<\/p>\n
6. Una vez recibido el reclamo completo, se incluir\u00e1 en la base de datos una leyenda que diga \u201creclamo en tr\u00e1mite\u201d y el motivo del mismo, en un t\u00e9rmino no mayor a dos (2) d\u00edas h\u00e1biles. Dicha leyenda deber\u00e1 mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.<\/p>\n
7. Rectificaci\u00f3n y actualizaci\u00f3n.<\/u> Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificaci\u00f3n o actualizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n, el solicitante deber\u00e1 indicar las correcciones a realizar y aportar la documentaci\u00f3n que avale su solicitud.<\/p>\n
8. Supresi\u00f3n y revocatoria de la autorizaci\u00f3n<\/u>. La supresi\u00f3n de datos personales se realiza mediante la eliminaci\u00f3n total o parcial de la informaci\u00f3n personal seg\u00fan lo solicitado por el titular; no obstante, la solicitud de supresi\u00f3n o la revocatoria de la Autorizaci\u00f3n no proceder\u00e1n cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, de conformidad con el art\u00edculo 9 del Decreto 1377 de 2013.<\/p>\nd) Requisito de procedibilidad <\/strong> De acuerdo con lo establecido en el art\u00edculo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular, causahabiente y sus representantes, s\u00f3lo podr\u00e1n elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el tr\u00e1mite de consulta o reclamo ante las Compa\u00f1\u00edas.<\/div>\n<\/div>\n
\n
e) Persona y \u00e1rea responsable de la atenci\u00f3n de solicitudes de los titulares <\/strong> El \u00e1rea responsable al interior de las Compa\u00f1\u00edas de atender las solicitudes de los titulares es:<\/p>\n <\/p>\n
\n- \u00c1rea: Vicepresidencia Jur\u00eddica y de Asuntos Corporativos.<\/li>\n
- Los Titulares podr\u00e1n presentar sus solicitudes a trav\u00e9s de los canales de atenci\u00f3n indicados en el literal a) del t\u00edtulo 8 de esta Pol\u00edtica.<\/li>\n<\/ul>\n
f) Oficial<\/strong> de Protecci\u00f3n de Datos Personales<\/strong> El Oficial de Protecci\u00f3n de Datos Personales de las Compa\u00f1\u00edas tendr\u00e1 como funciones principales velar por la implementaci\u00f3n efectiva de las pol\u00edticas y procedimientos adoptados por las Compa\u00f1\u00edas para dar cumplimiento al R\u00e9gimen General de Protecci\u00f3n de Datos Personales, y hacerse cargo de la estructuraci\u00f3n, dise\u00f1o y administraci\u00f3n del programa integral de gesti\u00f3n de datos personales.<\/p>\n<\/div>\n\n
<\/p>\n
(i) Recabar informaci\u00f3n para determinar las actividades de Tratamiento.<\/p>\n
(ii) Analizar y comprobar la conformidad con la normativa de las actividades de Tratamiento.<\/p>\n
(iii) Informar, asesorar y emitir recomendaciones a las Compa\u00f1\u00edas.<\/p>\n
(iv) Promover la elaboraci\u00f3n e implementaci\u00f3n de un sistema que permita administrar los riesgos del Tratamiento de datos personales.<\/p>\n
(v) Coordinar la definici\u00f3n e implementaci\u00f3n de los controles del programa integral de gesti\u00f3n de datos personales.<\/p>\n
(vi) Servir de enlace y coordinador con las dem\u00e1s \u00e1reas de las Compa\u00f1\u00edas para asegurar una implementaci\u00f3n transversal del programa integral de gesti\u00f3n de datos personales.<\/p>\n
(vii) Impulsar una cultura de protecci\u00f3n de datos personales en poder de las Compa\u00f1\u00edas y su debida clasificaci\u00f3n seg\u00fan su naturaleza.<\/p>\n
(viii) Registrar las Bases de Datos de las Compa\u00f1\u00edas en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita la Superintendencia de Industria y Comercio.<\/p>\n
(ix) Obtener las declaraciones de conformidad de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando sea requerido.<\/p>\n
(x) Obtener, siempre que sea aplicable, la certificaci\u00f3n de las Normas Corporativas Vinculantes por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando sea requerido.<\/p>\n
(xi) Revisar los contenidos de los contratos de Transferencias internacionales de datos personales que se suscriban con otros Responsables del Tratamiento, ubicados o no en territorio colombiano.<\/p>\n
(xii) Revisar los contenidos de los contratos de Transmisi\u00f3n internacional de datos personales que se suscriban con Encargados del Tratamiento, ubicados o no en territorio colombiano.<\/p>\n
(xiii) Analizar la responsabilidad de cada cargo de las Compa\u00f1\u00edas, para dise\u00f1ar un programa de entrenamiento en protecci\u00f3n de datos personales espec\u00edfico para cada uno de ellos.<\/p>\n
(xiv) Realizar los entrenamientos que se requieran en materia de protecci\u00f3n de datos personales para todos los empleados de las Compa\u00f1\u00edas de tiempo en tiempo, y mantenerlos actualizados al respecto.<\/p>\n
(xv) Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos empleados, que tengan acceso por las condiciones de su empleo, a datos personales gestionados por las Compa\u00f1\u00edas.<\/p>\n
(xvi) Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos colaboradores, que tengan acceso por las condiciones de sus contratos, a datos personales gestionados por las Compa\u00f1\u00edas.<\/p>\n
(xvii) Integrar las pol\u00edticas de protecci\u00f3n de datos dentro de las actividades de las dem\u00e1s \u00e1reas de las Compa\u00f1\u00edas (talento humano, seguridad, call centers, gesti\u00f3n de proveedores, etc.).<\/p>\n
(xviii) Medir la participaci\u00f3n, y calificar el desempe\u00f1o, en los entrenamientos de protecci\u00f3n de datos personales.<\/p>\n
(xix) Requerir que, dentro de los an\u00e1lisis de desempe\u00f1o de los empleados, se encuentre haber completado satisfactoriamente cualquier entrenamiento sobre Datos personales que tenga lugar en el respectivo a\u00f1o en el que tiene lugar el an\u00e1lisis de desempe\u00f1o.<\/p>\n
(xx) Velar por la implementaci\u00f3n de planes de auditor\u00eda interna para verificar el cumplimiento de sus pol\u00edticas de Tratamiento de informaci\u00f3n personal.<\/p>\n
(xxi) Acompa\u00f1ar y asistir a las Compa\u00f1\u00edas en la atenci\u00f3n de las visitas y los requerimientos que realice la Superintendencia de Industria y Comercio.<\/p>\n
(xxii) Realizar seguimiento al programa integral de gesti\u00f3n de datos personales.<\/p>\n<\/div>\n
<\/h4>\n\n
9. DEBERES DE LAS COMPA\u00d1\u00cdAS COMO RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES<\/strong><\/h4>\n <\/p>\n
Las Compa\u00f1\u00edas reconocen que los datos personales son de propiedad de los Titulares a los que se refieren y que solamente ellos pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, las Compa\u00f1\u00edas har\u00e1n uso de los datos personales recolectados \u00fanicamente para las finalidades para las que el Titular expresamente ha autorizado su Tratamiento, o cuando puedan realizar el Tratamiento sin dicha Autorizaci\u00f3n para las finalidades ligadas a la excepci\u00f3n por la cual no se debe contar con Autorizaci\u00f3n, y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la protecci\u00f3n de datos personales. Sin perjuicio de lo anterior, las Compa\u00f1\u00edas tendr\u00e1n los siguientes deberes como Responsables y Encargados del Tratamiento, cuando act\u00faen en tales calidades:<\/p>\n<\/div>\n
<\/div>\n
a) <\/strong> Deberes de las Compa\u00f1\u00edas como Responsables del Tratamiento:<\/strong> Las Compa\u00f1\u00edas como Responsables del Tratamiento deber\u00e1n cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las dem\u00e1s disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad.<\/div>\n<\/div>\n
(i) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de H\u00e1beas Data.<\/div>\n
<\/div>\n
(ii) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva Autorizaci\u00f3n otorgada por el Titular.<\/div>\n
<\/div>\n
(iii) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolecci\u00f3n y los derechos que le asisten por virtud de la Autorizaci\u00f3n otorgada.<\/div>\n
<\/div>\n
(iv) Conservar los datos personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci\u00f3n, p\u00e9rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;<\/div>\n
<\/div>\n
(v) Garantizar que la informaci\u00f3n que se suministre a los Encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.<\/div>\n
<\/div>\n
(vi) Actualizar la informaci\u00f3n, comunicando de forma oportuna a los Encargados del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las dem\u00e1s medidas necesarias para que la informaci\u00f3n suministrada a este se mantenga actualizada.<\/div>\n
<\/div>\n
(vii) Rectificar la informaci\u00f3n cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.<\/div>\n
<\/div>\n
(viii) Suministrar a los Encargados del Tratamiento, seg\u00fan el caso, \u00fanicamente datos cuyo tratamiento est\u00e9 previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.<\/div>\n
<\/div>\n
(ix) Exigir a los Encargados del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informaci\u00f3n del Titular.<\/div>\n
<\/div>\n
(x) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los t\u00e9rminos se\u00f1alados en la Ley 1581 de 2012.<\/div>\n
<\/div>\n
(xi) Informar a los Encargados del Tratamiento cuando determinada informaci\u00f3n se encuentra en discusi\u00f3n por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamaci\u00f3n y no haya finalizado el tr\u00e1mite respectivo.<\/div>\n
<\/div>\n
(xii) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.<\/div>\n
<\/div>\n
(xiii) Informar a la autoridad de protecci\u00f3n de datos cuando se presenten violaciones a los c\u00f3digos de seguridad y existan riesgos en la administraci\u00f3n de la informaci\u00f3n de los Titulares.<\/div>\n
<\/div>\n
\n
(xiv) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.<\/p>\n
<\/p>\n
<\/p>\n
b) Deberes de las Compa\u00f1\u00edas como Encargados del Tratamiento<\/strong> Las Compa\u00f1\u00edas cuando act\u00faen como Encargados del Tratamiento, o cuando concurran en las mismas las calidades de Responsable y Encargado del Tratamiento, deber\u00e1n cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las dem\u00e1s disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n
(i) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de H\u00e1beas Data.<\/div>\n
<\/div>\n
(ii) Conservar la informaci\u00f3n bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci\u00f3n, p\u00e9rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.<\/div>\n
<\/div>\n
(iii) Realizar oportunamente la actualizaci\u00f3n, rectificaci\u00f3n o supresi\u00f3n de los datos en los t\u00e9rminos de la presente ley.<\/div>\n
<\/div>\n
(iv) Actualizar la informaci\u00f3n reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) d\u00edas h\u00e1biles contados a partir de su recibo.<\/div>\n
<\/div>\n
(v) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los t\u00e9rminos se\u00f1alados en el r\u00e9gimen colombiano de protecci\u00f3n de datos personales.<\/div>\n
<\/div>\n
(vi) Adoptar un manual interno de pol\u00edticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento del r\u00e9gimen colombiano de protecci\u00f3n de datos personales y, en especial, para la atenci\u00f3n de consultas y reclamos por parte de los Titulares.<\/div>\n
<\/div>\n
(vii) Registrar en la base de datos la leyenda \u00abreclamo en tr\u00e1mite\u00bb en la forma en que se regula en la ley.<\/div>\n
<\/div>\n
(viii) Insertar en la base de datos la leyenda \u00abinformaci\u00f3n en discusi\u00f3n judicial\u00bb una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.<\/div>\n
<\/div>\n
(ix) Abstenerse de circular informaci\u00f3n que est\u00e9 siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.<\/div>\n
<\/div>\n
(x) Permitir el acceso a la informaci\u00f3n \u00fanicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.<\/div>\n
<\/div>\n
(xi) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los c\u00f3digos de seguridad y existan riesgos en la administraci\u00f3n de la informaci\u00f3n de los titulares.<\/div>\n
<\/div>\n
(xii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.<\/div>\n
\n
<\/p>\n
<\/h4>\n10 .FINALIDADES DEL TRATAMIENTO<\/strong><\/h4>\n <\/p>\n
Sin perjuicio de las finalidades del tratamiento informadas a los Titulares de manera oportuna y previo al tratamiento mediante Avisos de Privacidad y seg\u00fan conste en cada una de las Autorizaciones del Tratamiento, los datos personales administrados por las Compa\u00f1\u00edas ser\u00e1n recopilados, usados, almacenados, actualizados, transmitidos y\/o transferidos, y en t\u00e9rminos generales ser\u00e1n tratados, para los siguientes prop\u00f3sitos o finalidades:<\/p>\n<\/div>\n